Termos Complementares de Uso — Módulo de Ponto Digital (Portaria 671)

Este documento constitui um termo complementar aos Termos de Serviço e Política de Privacidade Globais do ARKHE System. Ao ativar, parametrizar e utilizar o módulo de Ponto Digital (em formato web ou aplicativo móvel), a CONTRATANTE (Cliente) declara expressa concordância com as diretrizes específicas abaixo.

1. DO TRATAMENTO DE DADOS BIOMÉTRICOS E FACIAIS

1.1. Caso a CONTRATANTE opte por habilitar funcionalidades de registro de ponto por reconhecimento facial ou biometria digital, reconhece que a ARKHE System atua como mera processadora desses Dados Pessoais Sensíveis.

1.2. É de responsabilidade absoluta, prévia e exclusiva da CONTRATANTE coletar o Termo de Consentimento Livre, Informado e Inequívoco de cada um de seus funcionários (titulares dos dados), autorizando a coleta, o processamento e o armazenamento de sua biometria facial, conforme exigências rigorosas do art. 11 da LGPD, isentando a ARKHE de qualquer passivo por coleta indevida ou não autorizada.

2. DA GEOLOCALIZAÇÃO E DISPOSITIVOS PESSOAIS (BYOD)

2.1. O aplicativo móvel de Ponto Digital do ARKHE System pode utilizar o hardware de GPS do dispositivo para registrar a localização exata da "batida" de ponto do colaborador, visando a segurança antifraude da CONTRATANTE.

2.2. Se a CONTRATANTE adotar a política de Bring Your Own Device (BYOD - Traga Seu Próprio Dispositivo), exigindo ou permitindo que seus colaboradores instalem o aplicativo do ARKHE System em seus smartphones pessoais, a CONTRATANTE garante que essa prática está amparada por acordo sindical ou contrato individual de trabalho.

2.3. A CONTRATANTE é a única responsável por garantir que o monitoramento de geolocalização restrinja-se exclusivamente ao momento da marcação do ponto, respondendo integralmente por quaisquer alegações de invasão de privacidade, dano moral ou "direito à desconexão" fora do horário de expediente.

3. RESPONSABILIDADE ANTIFRAUDE E "SPOOFING"

3.1. A ARKHE System emprega tecnologias atualizadas para garantir a fidelidade do registro (como bloqueio de GPS simulado/Fake GPS e validação de horário de rede). Contudo, a tecnologia está em constante mutação.

3.2. A ARKHE exime-se de qualquer responsabilidade civil ou trabalhista caso os colaboradores da CONTRATANTE utilizem aplicativos terceiros avançados de spoofing (falsificação de localização), alterações de root/jailbreak nos aparelhos, ou fraudes de conluio (compartilhamento de senhas) que venham a burlar as barreiras do sistema. A auditoria humana e gerencial sobre a jornada de trabalho continua sendo dever do empregador.

4. PLANO DE CONTINGÊNCIA (SLA DE PONTO)

4.1. O registro de ponto eletrônico depende da disponibilidade de redes de telecomunicação, internet da CONTRATANTE, dados móveis do colaborador e infraestrutura de nuvem.

4.2. A CONTRATANTE declara ciência de que, para fins de cumprimento da legislação trabalhista, deverá manter um Plano de Contingência Operacional (ex: formulários manuais, livro de ponto provisório ou outro sistema de registro alternativo) caso o ARKHE System enfrente instabilidades sistêmicas imprevisíveis ou caso o dispositivo do funcionário perca o acesso à internet no momento da marcação. A ARKHE não se responsabilizará pelo pagamento de horas extras presumidas ou multas do Ministério do Trabalho originadas por registros não efetuados durante períodos de falha de conexão.

5. EMISSÃO DE COMPROVANTES (PTRP)

5.1. Em total observância à Portaria 671 do MTP, o ARKHE System garante a geração e disponibilização do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador (PTRP) em formato digital para os colaboradores da CONTRATANTE (via arquivo PDF ou consulta no próprio aplicativo).

5.2. É responsabilidade do setor de Recursos Humanos da CONTRATANTE orientar seus funcionários sobre como acessar e baixar os referidos comprovantes periodicamente.

6. DA MODALIDADE DO REGISTRADOR E AUTORIZAÇÃO SINDICAL (ACT/CCT)

6.1. O ARKHE System fornece a tecnologia de controle de jornada em conformidade técnica com as modalidades de Registrador Eletrônico de Ponto previstas na Portaria 671 do MTP (REP-A ou REP-P).

6.2. É de responsabilidade única, estrita e exclusiva da CONTRATANTE verificar junto ao sindicato de classe de seus colaboradores se a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) ou o Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) autoriza expressamente a adoção de sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada. A ARKHE isenta-se de qualquer passivo, multa administrativa ou anulação de registros de ponto pela Justiça do Trabalho caso a CONTRATANTE opere a Plataforma sem o devido respaldo sindical exigido por lei.

7. DO TRATAMENTO DE PONTO, AUDITORIA E INCLUSÕES MANUAIS

7.1. O SISTEMA disponibiliza ao setor de Recursos Humanos da CONTRATANTE um painel gerencial para o fechamento da folha e o "tratamento do ponto" (correção de esquecimentos, abonos, atestados e inclusão manual de batidas).

7.2. Em conformidade com a legislação, o ARKHE System não permite a exclusão ou alteração dos registros originais feitos pelo colaborador, mantendo um log inalterável (Arquivo Fonte de Dados - AFD).

7.3. A CONTRATANTE assume total responsabilidade legal sobre o mérito, a veracidade e a fundamentação legal de qualquer inclusão manual, desconsideração de marcação ou tratamento de exceção realizado por seus operadores de RH dentro do painel, isentando a ARKHE de responder por horas extras suprimidas indevidamente pelos administradores da CONTRATANTE.

8. DOS CÁLCULOS AUTOMATIZADOS DE JORNADA (HORAS EXTRAS, BANCO DE HORAS E ADICIONAIS)

8.1. O SISTEMA possui funcionalidades de cálculo automatizado para apuração de horas extras, horas faltas, atrasos, adicional noturno, DSR (Descanso Semanal Remunerado), interjornada e banco de horas. A inteligência do cálculo baseia-se estritamente nas regras, alíquotas e parâmetros lógicos configurados e inseridos pela própria CONTRATANTE no painel de administração.

8.2. O processamento automatizado pelo SISTEMA não exime a CONTRATANTE do dever legal e administrativo de promover a devida conferência e validação técnica, contábil e humana dos resultados apurados antes da consolidação e do fechamento definitivo da folha de pagamento. A ARKHE isenta-se de qualquer responsabilidade por divergências financeiras, pagamentos a maior ou a menor, multas trabalhistas ou autuações decorrentes de parametrização incorreta do sistema ou da ausência de dupla checagem (auditoria) por parte dos operadores da CONTRATANTE.

8.3. Permanece como obrigação indelegável da CONTRATANTE manter arquivada, organizada e à disposição da fiscalização trabalhista, toda a documentação comprobatória, recibos, acordos individuais ou coletivos de compensação de horas, e laudos que fundamentem as informações registradas na Plataforma.

9. DA DISTRIBUIÇÃO DE HOLERITES, ESPELHOS DE PONTO E PREVENÇÃO A VAZAMENTOS

9.1. O ARKHE System disponibiliza, por meio de seu aplicativo móvel, um ambiente seguro e criptografado para o envio eletrônico de holerites (recibos de pagamento) e espelhos da folha de ponto aos colaboradores da CONTRATANTE, permitindo a visualização, conferência e a assinatura eletrônica dos documentos pelo trabalhador.

9.2. A CONTRATANTE compromete-se a utilizar a ferramenta de disparo de documentos com o máximo zelo, diligência e respeito à proteção de dados. A ARKHE fica expressamente isenta de qualquer responsabilidade, sanção baseada na LGPD (Lei nº 13.709/2018) ou passivo por danos morais caso os operadores, profissionais de RH ou prepostos da CONTRATANTE cometam erros operacionais e efetuem o envio cruzado ou incorreto de informações sigilosas (exemplo: envio do holerite e dados do colaborador "X" para o aplicativo do colaborador "Y"). A validação atenta dos destinatários antes do disparo é de responsabilidade exclusiva do emissor (CONTRATANTE).

9.3. A ARKHE tampouco responderá, sob nenhuma hipótese, por alegações de vazamento de dados, quebra de sigilo salarial ou exposição de informações sensíveis caso o próprio colaborador, de posse de seu dispositivo móvel com acesso ao aplicativo, exiba, fotografe, imprima, faça capturas de tela (screenshots), ou compartilhe voluntária ou acidentalmente cópias de seus próprios holerites e folhas de ponto com terceiros ou outros colegas de trabalho.